AIへの指示文は「応対メモ」の5項目で足りる｜平日1時間の会社員が使い回せるテンプレ

AIに何かを頼むたびに、毎回ゼロから文章を考えていると、それだけで平日の1時間の半分が消えます。プロンプトの書き方を紹介する記事は多いのですが、自分にはどれも少し凝りすぎに見えました。

このサイトを作る間、Claudeには何十回も依頼を出しました。あとから見返すと、うまくいった頼み方には同じ形がありました。それが、コールセンターで毎日書いている応対メモとほぼ同じ構造だった、というのが今回の話です。

応対メモに書いていること

問い合わせの電話を受けたあと、記録に残すことはだいたい決まっています。例えば、カタログの商品について問い合わせがあった場面を考えると、次のような項目です。

この型が便利なのは、誰が読んでも同じように状況が分かることです。AIへの指示も、相手（AI）が自分の状況を知らない、という点では同じです。

AIへの指示文を5項目にする

1. 誰として書いてほしいか例：会社員向けの副業メディアの編集者として。立場が決まると、言葉づかいがぶれにくくなります。
2. 誰のためのものか例：手取り30万円・平日1時間しかない会社員。読み手の時間とお金を書いておくと、答えが現実的になります。
3. 何をしてほしいか（一文で）例：この記事の見出しを5つ考えて。一文に収まらない依頼は、2回に分けます。
4. どこまでやってほしいか例：まず案を出すだけ。本文はまだ書かないで。ここを書かないと、頼んでいないところまで進みます。
5. 何を避けてほしいか例：大げさな表現、架空の体験談、根拠のない数字。応対メモの「注意したこと」にあたる欄です。

5つのうち、自分が一番大事だと考えているのは4つ目の「どこまで」です。サイトを作っていたとき、「まず調査とアドバイスがほしい」「まず画面のイメージを見たい」と最初の一歩を指定した依頼は、ずれずに進みました。逆に、ここを書かずに大きく頼むと、方向が違うまま作業が進んでしまい、戻すのに時間がかかりました。

コピーして使えるテンプレ

【立場】〇〇として
【読み手】〇〇（使える時間・予算・悩み）
【頼みたいこと】〇〇してほしい
【今回の範囲】まず〇〇だけ。〇〇はまだしないで
【避けてほしいこと】〇〇／〇〇
足りない情報があれば、作業の前に質問してください

最後の1行は、応対メモの「次の対応」の代わりです。分からないまま埋められるより、聞き返してもらったほうが早く終わります。

実際に書くと、こうなる

例えば、この記事の見出しを考えてもらうなら、「立場：会社員向け副業メディアの編集者」「読み手：平日1時間しかない会社員」「頼みたいこと：AIへの指示文テンプレの記事の見出しを5つ」「範囲：見出しだけ、本文はまだ」「避けること：『誰でも簡単』のような言い方」と埋めます。5つの欄を埋めるのにかかるのは2〜3分です。最初の答えがずれても、どの欄を足せばいいかが分かるので、やり直しも1回で済むことが多いと見ています。

テンプレで解決しないこと

調べる前は、テンプレさえあれば文章の質も上がると考えていました。実際には、テンプレが整えてくれるのは「依頼の伝わり方」までです。返ってきた文章に、自分の体験や判断を足すのは、やはり自分の仕事です。もう1つ、事実の確認もテンプレでは解決しません。AIの答えに出てくる数字や制度は、元のページで確かめる必要があります。

正直、5項目でどこまで足りるのかは、まだ判断できていません。これから記事を書くときにこのテンプレを固定して使い、手直しの量が減ったかどうかを記録してみます。

今日できる一歩としては、最近AIに頼んだ依頼を1つ選んで、5つの欄のどれが抜けていたかを見てみることです。自分もまず、このサイトで一番やり直しが多かった依頼から見返します。

よくある質問

Q. プロンプトの書き方を勉強しないといけませんか？

最初は必要ないと考えています。毎回同じ欄を埋めるテンプレを1つ持っておけば、平日の短い時間でも十分に使えます。うまくいかなかったときだけ、どの欄が足りなかったかを見直します。

Q. テンプレはChatGPTでもClaudeでも使えますか？

使えます。どのAIでも、前提と目的がはっきりしている依頼のほうが、返ってくる答えがずれにくいからです。